Comment créer une signature mail professionnelle ?

La signature mail est un outil efficace pour accroître la notoriété et la réputation de la marque. Certaines entreprises l’utilisent pour générer des prospects et du trafic vers leur site web ou même leurs réseaux sociaux. Dans cet article, nous allons vous expliquer quel est l’utilité d’une signature mail professionnelle et comment en créer une.
10 juin 2022

Une signature mail est un bloc de texte personnalisé au bas d’un e-mail qui peut inclure des informations de contact et une image de marque. Elle peut être hautement personnalisée et servir à :

• Renforcer la notoriété de la marque ;
• Générer du trafic vers votre site Web ;
• Générer des prospects ;
• Générer du trafic vers vos réseaux sociaux ;
• Faire preuve de courtoisie professionnelle…

Une signature mail professionnelle efficace fait toute la différence aux yeux du lecteur. Elle influence le taux de réponse et améliore la mémorisation de votre marque. La fonction première d’une signature de mail est de donner des informations sur l’expéditeur du mail. Mais elle peut aussi vous permettre de promouvoir votre entreprise, vos prestations ou vos dernières actualités.

Les signatures mail professionnelles peuvent être utilisées pour atteindre plusieurs objectifs.

Selon les entreprises, une signature mail professionnelle peut inclure un visage. Vous pouvez par exemple faire apparaitre votre photo dans votre signature. Cela permet de créer du lien avec vos interlocuteurs. C’est encore plus pertinent aujourd’hui avec le travail à distance. De plus en plus de professionnels communiquent avec des clients ou fournisseurs qu’ils ne croisent jamais.

Créer une signature mail à l’effigie et aux couleurs de l’entreprise permet de l’identifier plus facilement. Dans ce cas, le logo de l’entreprise figure généralement aux côtés des coordonnées professionnelles de la personne. Il peut être accompagné d’un message (publicitaire ou non) lié à votre marque.

Dans une signature mail, vous pouvez inclure des liens vers vos réseaux sociaux ou votre site internet. Ajouter ces informations guidera vos interlocuteurs vers les pages les plus intéressantes, contribuant ainsi à promouvoir votre entreprise, vos prestations et vos dernières actualités.

Les tendances et les évolutions techniques définissent la direction à suivre pour créer une signature mail professionnelle. Cependant, il existe un certain nombre d’éléments devant être inclus dans une signature mail bien conçue :

Une signature mail professionnelle doit commencer par le nom et le prénom. Cela permet aux destinataires de savoir rapidement qui les contacte.

Il est également important d’être clair sur le poste que vous occupez au sein de l’entreprise que vous représentez. Pour cela, mentionnez l’intitulé de votre poste ou au moins votre service. Cela permet à votre interlocuteur de mieux comprendre le contenu du mail.

Certains mails peuvent nécessiter un appel téléphonique ou une autre forme de communication directe. Indiquez dans votre signature votre numéro de téléphone (ligne directe ou standard en fonction de votre organisation). Mettez également votre adresse email car certains outils de messagerie n’affichent pas l’adresse email de l’expéditeur dans l’entête du mail mais seulement le prénom et nom de la personne. Cela permettra donc à vos interlocuteurs de récupérer plus facilement cette information.

Vous pouvez par exemple utiliser une photo pour rendre la communication plus personnelle. Attention, privilégiez une photo professionnelle mais toujours avec le sourire 😁. Vous pouvez également mettre le logo de votre entreprise pour accroître la notoriété de votre marque.

Puisque les emails sont utilisés comme un outil de marketing, vous devez également inclure à votre signature mail un appel à l’action. Cependant, évitez de mettre trop d’appels à l’action afin que votre signature reste simple et efficace. Cet appel à l’action peut être réalisé sous la forme d’une bannière cliquable en dessous de vos coordonnées.

Les icônes avec des liens vers les réseaux sociaux donnent aux destinataires la possibilité de découvrir votre marque et d’avoir un meilleur aperçu de votre entreprise et de vos actualités.

En général, il existe deux méthodes de base pour créer une signature mail professionnelle : le faire manuellement via votre service de messagerie ou utiliser un générateur de signature mail.

Voici quelques étapes à suivre pour créer une signature mail dans Outlook :

• Connectez-vous à votre compte Outlook,
• Accédez aux “Paramètres”,
• Cliquez sur “Afficher tous les paramètres d’Outlook”,
• Puis sur “Courrier”
• Et enfin sur “Composer et répondre”.

Vous y trouverez une section “Signature électronique” où vous pouvez créer votre propre signature. Si vous avez Gmail comme service de messagerie, veuillez suivre les étapes ci-dessous:

• Connectez-vous à votre compte Gmail,
• Accédez aux “Paramètres”,
• Cliquez sur “Voir tous les paramètres”.

Les générateurs de signature mail gratuits vous permettent de créer des signatures attrayantes en quelques clics. L’un des inconvénients de leur utilisation est que la plupart font apparaitre leur marque, comme : “Obtenez gratuitement votre propre signature mail ici”, avec un lien vers leur produit. Vous devrez peser les avantages d’avoir une signature attrayante contre les inconvénients d’inclure des informations superflues.

Toutefois, vous pouvez avoir une bonne signature mail professionnelle en utilisant des générateurs de signatures payants ou en faisant appel à un professionnel du marketing digital (comme l’agence Cohérence par exemple).

Avoir une signature mail reste donc un moyen simple et efficace de mettre en avant votre marque. En plus de permettre à vos correspondants de savoir à qui ils s’adressent, la signature mail est un véritable outil marketing pour votre entreprise. Vous avez besoin d’accompagnement pour créer vos signatures mail ? Contactez-nous pour échanger sur vos besoins et nous vous apporterons une solution sur-mesure.